Algemene voorwaarden

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

AI in de klas:

de onderneming AI in de klas, gevestigd in Groningen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42048713, bereikbaar via info@aiindeklas.nl.

Opdrachtgever:

de school, stichting, schoolbestuur, onderwijsorganisatie, onderneming of andere zakelijke organisatie die een overeenkomst sluit met AI in de klas.

Opdracht:

de overeengekomen dienstverlening, waaronder advies, begeleiding, training, studiedag, workshop, presentatie of een ander traject op het gebied van kunstmatige intelligentie, technologie en onderwijs.

Overeenkomst:

iedere overeenkomst tussen AI in de klas en de opdrachtgever waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn.

2. Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten van AI in de klas.
2. De voorwaarden zijn bedoeld voor zakelijke opdrachtgevers, waaronder scholen, schoolbesturen, stichtingen en onderwijsorganisaties.
3. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen wanneer AI in de klas en de opdrachtgever deze schriftelijk zijn overeengekomen.
4. Algemene of inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever zijn alleen van toepassing wanneer AI in de klas daar uitdrukkelijk schriftelijk mee heeft ingestemd.
5. Als een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen zoeken dan naar een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij het doel van de oorspronkelijke bepaling.

3. Offertes en totstandkoming van de overeenkomst

1. Een offerte van AI in de klas is vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.
2. Een offerte is 30 dagen geldig, tenzij daarin een andere termijn staat.
3. Een overeenkomst komt tot stand wanneer:
   • de opdrachtgever de offerte schriftelijk of digitaal accepteert;
   • partijen de opdracht op een andere manier schriftelijk bevestigen; of
   • AI in de klas met instemming van de opdrachtgever met de uitvoering van de opdracht begint.
4. In de offerte of opdrachtbevestiging worden waar mogelijk de werkzaamheden, datum, locatie, prijs en eventuele aanvullende afspraken vastgelegd.
5. Kennelijke fouten of vergissingen in offertes of andere communicatie binden AI in de klas niet wanneer voor de opdrachtgever redelijkerwijs duidelijk kon zijn dat sprake was van een fout.

4. Uitvoering van de opdracht

1. AI in de klas voert opdrachten zorgvuldig en naar beste professionele inzicht uit.
2. Bij advies, training en begeleiding heeft AI in de klas een inspanningsverplichting. Een bepaald leerresultaat, beleidsresultaat of ander resultaat kan niet worden gegarandeerd.
3. AI in de klas mag de inhoud of werkvorm van een training of workshop aanpassen aan de groep, beschikbare tijd, actuele ontwikkelingen of omstandigheden op locatie, zolang de aard en het doel van de opdracht daardoor niet wezenlijk veranderen.
4. Genoemde uitvoerings- en oplevertermijnen zijn indicatief, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk is afgesproken dat sprake is van een bindende eindtermijn.

5. Verplichtingen van de opdrachtgever

De opdrachtgever zorgt tijdig voor de informatie en omstandigheden die redelijkerwijs nodig zijn om de opdracht goed uit te voeren.

Bij activiteiten op locatie zorgt de opdrachtgever, voor zover van toepassing, voor:

• een geschikte ruimte;
• werkende internettoegang;
• benodigde beeld- en geluidsvoorzieningen;
• voldoende beschikbare apparaten wanneer deze nodig zijn;
• toegang tot de locatie;
• een passende contactpersoon;
• passende begeleiding en toezicht door medewerkers van de school wanneer leerlingen deelnemen.

Als essentiële voorzieningen ontbreken, zoeken partijen eerst samen naar een redelijke oplossing.

6. Workshops met leerlingen

1. Bij workshops met leerlingen blijft de school verantwoordelijk voor het gebruikelijke pedagogische toezicht en de begeleiding van de leerlingen.
2. AI in de klas is verantwoordelijk voor een zorgvuldige en bij de leeftijd en doelgroep passende uitvoering van de workshop.
3. De opdrachtgever informeert AI in de klas vooraf over omstandigheden die redelijkerwijs belangrijk zijn voor een veilige en passende uitvoering.
4. De opdrachtgever zorgt ervoor dat het gebruik van digitale middelen, accounts en toepassingen binnen de workshop aansluit bij het beleid en de regels van de school.
5. Leerlingen hoeven voor een workshop geen bijzondere persoonsgegevens, wachtwoorden, leerlingdossiers of andere vertrouwelijke informatie aan AI-systemen te verstrekken.
6. AI in de klas mag leerlingen en andere deelnemers instrueren om geen persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie in openbare AI-diensten in te voeren.

7. AI-toepassingen en actualiteit

1. AI-technologie ontwikkelt zich snel. Functionaliteiten, prijzen, voorwaarden, wetgeving en technische mogelijkheden van externe AI-diensten kunnen veranderen.
2. AI in de klas spant zich in om informatie op het moment van de dienstverlening zo actueel en zorgvuldig mogelijk te presenteren.
3. Generatieve AI kan onjuiste, onvolledige of verzonnen informatie produceren. AI in de klas kan de juistheid van output van externe AI-systemen daarom niet garanderen.
4. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de eigen beoordeling en toepassing van AI-output, adviezen en andere informatie, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
5. Informatie over wetgeving, privacy en AI-regelgeving is bedoeld als praktische ondersteuning en vormt geen vervanging voor individueel juridisch advies van een gespecialiseerde jurist of advocaat.

8. Privacy en persoonsgegevens

1. Partijen houden zich bij de uitvoering van de overeenkomst aan de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de AVG.
2. De opdrachtgever verstrekt niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor de opdracht.
3. Wanneer AI in de klas namens de opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt en daarbij juridisch als verwerker optreedt, maken partijen waar nodig aanvullende afspraken in een verwerkersovereenkomst.
4. Zonder voorafgaande afspraak verstrekt de opdrachtgever geen leerlingdossiers, medische gegevens, bijzondere persoonsgegevens of andere gevoelige informatie aan AI in de klas.
5. Voor persoonsgegevens die AI in de klas voor eigen doeleinden verwerkt, geldt de privacyverklaring op de website van AI in de klas.

9. Prijzen en bijkomende kosten

1. De overeengekomen prijs staat in de offerte of opdrachtbevestiging.
2. Tenzij anders vermeld, zijn de door AI in de klas genoemde prijzen inclusief btw.
3. In offertes kan ter verduidelijking zowel het bedrag exclusief btw als het totaalbedrag inclusief btw worden vermeld.
4. Reis-, parkeer-, locatie- of andere bijkomende kosten worden alleen afzonderlijk in rekening gebracht wanneer dit vooraf is afgesproken of duidelijk in de offerte staat.
5. Werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke opdracht vallen, kunnen als meerwerk worden berekend. AI in de klas informeert de opdrachtgever hierover vooraf wanneer dat redelijkerwijs mogelijk is.

10. Facturering en betaling

1. Facturen moeten binnen 30 dagen na factuurdatum worden betaald, tenzij schriftelijk een andere termijn is overeengekomen.
2. Als de opdrachtgever meent dat een factuur niet klopt, meldt de opdrachtgever dit zo spoedig mogelijk en met een toelichting.
3. Een bezwaar tegen een gedeelte van een factuur schort de betalingsverplichting voor het niet-betwiste gedeelte niet op.
4. Bij niet-tijdige betaling kan AI in de klas, na een passende betalingsherinnering, wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen voor zover de wet dit toestaat.
5. Bij een aanzienlijke betalingsachterstand mag AI in de klas verdere werkzaamheden opschorten nadat de opdrachtgever hierover is geïnformeerd.

11. Annulering en verplaatsing door de opdrachtgever

1. Als een training, workshop, studiedag of andere activiteit met een afgesproken datum niet kan doorgaan, proberen AI in de klas en de opdrachtgever waar mogelijk eerst een nieuwe datum af te spreken.
2. Wanneer verplaatsing redelijkerwijs mogelijk is zonder wezenlijke extra kosten, kan AI in de klas ervoor kiezen geen annuleringskosten in rekening te brengen.
3. Wanneer verplaatsing niet mogelijk is en de opdrachtgever annuleert, gelden tenzij schriftelijk anders overeengekomen de volgende annuleringskosten:
   • meer dan 21 kalenderdagen voor de afgesproken datum: geen annuleringskosten;
   • 8 tot en met 21 kalenderdagen vooraf: 25% van de overeengekomen prijs;
   • 3 tot en met 7 kalenderdagen vooraf: 50%;
   • minder dan 3 kalenderdagen vooraf: 75%;
   • annulering op de afgesproken dag of niet verschijnen: 100%.
4. Reeds gemaakte externe kosten die niet meer kunnen worden teruggedraaid, kunnen daarnaast in rekening worden gebracht wanneer deze redelijkerwijs voor de opdracht zijn gemaakt.
5. Voor langdurige advies- of begeleidingstrajecten kunnen in de offerte andere afspraken over annulering of beëindiging worden gemaakt.

12. Verplaatsing of annulering door AI in de klas

1. Als AI in de klas door ziekte, overmacht of een andere zwaarwegende reden een activiteit niet kan uitvoeren, wordt de opdrachtgever zo snel mogelijk geïnformeerd.
2. Partijen proberen in dat geval eerst een vervangende datum af te spreken.
3. Als een passende vervangende datum niet mogelijk is, worden reeds betaalde bedragen voor het niet-uitgevoerde gedeelte van de opdracht terugbetaald.
4. AI in de klas is niet aansprakelijk voor indirecte kosten die hierdoor bij de opdrachtgever ontstaan, voor zover de wet uitsluiting daarvan toestaat.

13. Overmacht

1. Geen van beide partijen is aansprakelijk voor het niet of te laat nakomen van een verplichting wanneer dit het gevolg is van omstandigheden waarop die partij redelijkerwijs geen invloed heeft.
2. Daaronder kunnen bijvoorbeeld vallen:
   • ernstige ziekte;
   • overheidsmaatregelen;
   • calamiteiten;
   • ernstige vervoersproblemen;
   • langdurige stroom- of internetstoringen;
   • uitval van essentiële externe diensten.
3. Partijen overleggen in zo'n situatie eerst over een redelijke oplossing, zoals uitstel, online uitvoering of een vervangende datum.
4. Duurt de overmachtsituatie zo lang dat voortzetting redelijkerwijs niet meer kan worden verlangd, dan kan het nog niet uitgevoerde gedeelte van de overeenkomst worden beëindigd.

14. Intellectueel eigendom en gebruik van materialen

1. Auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten op door AI in de klas ontwikkelde presentaties, teksten, werkvormen, modellen, formats, hand-outs en andere materialen blijven bij AI in de klas, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
2. De opdrachtgever en deelnemers mogen ontvangen materialen binnen de eigen school, stichting of organisatie gebruiken voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt.
3. De materialen mogen binnen de eigen organisatie met collega's worden gedeeld wanneer dit aansluit bij het doel van de opdracht.
4. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van AI in de klas mogen de materialen niet:
   • openbaar op internet of sociale media worden gepubliceerd;
   • aan andere scholen, organisaties of externe partijen worden verspreid;
   • worden verkocht of anderszins commercieel worden geëxploiteerd;
   • worden gebruikt om trainingen of workshops aan derden te verzorgen;
   • grotendeels worden overgenomen en als eigen materiaal worden gepresenteerd.
5. Kleine aanpassingen voor intern gebruik, eigen aantekeningen en verwerking van opgedane kennis in bijvoorbeeld schoolbeleid of andere interne documenten zijn toegestaan.
6. Een aanwezige naam, logo- of bronvermelding van AI in de klas wordt bij intern gebruik niet verwijderd.
7. Materialen van derden blijven onderworpen aan de rechten en gebruiksvoorwaarden van de betreffende rechthebbenden.

15. Foto's, video en geluidsopnamen

1. AI in de klas maakt tijdens workshops, trainingen en andere activiteiten niet standaard herkenbare foto's, video's of geluidsopnamen van deelnemers.
2. Als AI in de klas herkenbaar beeld- of geluidsmateriaal wil maken of gebruiken voor bijvoorbeeld de website, sociale media of andere communicatie, wordt dit vooraf met de opdrachtgever afgestemd.
3. Bij minderjarige deelnemers wordt herkenbaar beeldmateriaal alleen gebruikt wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en, waar toestemming noodzakelijk is, de benodigde toestemming is geregeld.
4. AI in de klas publiceert geen herkenbare beelden van leerlingen voor marketing- of communicatiedoeleinden zonder passende toestemming wanneer die vereist is.
5. Wanneer de opdrachtgever zelf foto's, video's of geluidsopnamen maakt, is de opdrachtgever verantwoordelijk voor de eigen naleving van de privacyregels en het informeren van deelnemers.
6. Het integraal filmen, opnemen of anderszins vastleggen van een training, presentatie of workshop van AI in de klas is alleen toegestaan na voorafgaande toestemming van AI in de klas.
7. Deze beperking houdt zowel verband met privacy als met auteursrechten en het gebruik van trainingsmaterialen.

16. Vertrouwelijkheid

1. AI in de klas en de opdrachtgever gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie die zij bij de uitvoering van een opdracht ontvangen.
2. Informatie waarvan duidelijk is dat deze vertrouwelijk is, wordt niet zonder toestemming met derden gedeeld, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht of wettelijk verplicht is.
3. Deze verplichting blijft ook na afloop van de overeenkomst gelden.

17. Externe software en diensten

1. Tijdens trainingen, workshops en advies kan gebruik worden gemaakt van software of online diensten van derden.
2. De beschikbaarheid, werking, prijzen en voorwaarden van deze externe diensten vallen buiten de directe invloed van AI in de klas.
3. AI in de klas gaat zorgvuldig om met de keuze en inzet van externe diensten, maar kan de beschikbaarheid, werking of toekomstige wijzigingen daarvan niet garanderen.
4. Als een externe dienst uitvalt, probeert AI in de klas waar redelijkerwijs mogelijk een passend alternatief te gebruiken.
5. Voor het gebruik van externe diensten kunnen de voorwaarden en privacyregels van de betreffende aanbieder van toepassing zijn.

18. Aansprakelijkheid

1. AI in de klas voert opdrachten zorgvuldig uit. Als AI in de klas toerekenbaar tekortschiet in de uitvoering van een overeenkomst, is AI in de klas aansprakelijk voor de directe schade die daarvan het gevolg is, voor zover daarvoor volgens de wet aansprakelijkheid bestaat.
2. Voor zover een schadegeval onder de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering van AI in de klas is gedekt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar voor het betreffende schadegeval daadwerkelijk uitkeert, vermeerderd met het eigen risico dat volgens de verzekering voor rekening van AI in de klas blijft.
3. Voor schade waarvoor geen dekking onder de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering bestaat, is de aansprakelijkheid van AI in de klas beperkt tot het bedrag dat de opdrachtgever heeft betaald of verschuldigd is voor het gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft, met een maximum van €10.000 per gebeurtenis, voor zover de wet een dergelijke beperking toestaat.
4. Met elkaar samenhangende gebeurtenissen gelden voor de toepassing van het vorige lid als één gebeurtenis.
5. AI in de klas is, voor zover de wet dit toestaat, niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst of inkomsten, gemiste besparingen, bedrijfsschade en schade door bedrijfsstagnatie.
6. AI in de klas geeft geen garantie voor de juistheid, volledigheid of beschikbaarheid van output van externe AI-systemen, software of online diensten. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de eigen beoordeling en toepassing daarvan.
7. Informatie en begeleiding van AI in de klas over AI-beleid, privacy, wetgeving en andere juridische onderwerpen zijn bedoeld als praktische ondersteuning en vormen geen individueel juridisch advies.
8. AI in de klas is, voor zover de wet dit toestaat, niet aansprakelijk voor zuivere financiële schade die uitsluitend voortvloeit uit de toepassing van adviezen.
9. De opdrachtgever neemt redelijke maatregelen om schade te voorkomen en, als schade ontstaat, deze zoveel mogelijk te beperken.
10. De beperkingen van dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van AI in de klas en evenmin wanneer beperking of uitsluiting op grond van dwingend recht niet is toegestaan.

19. Klachten

1. Als de opdrachtgever niet tevreden is over de dienstverlening, wordt gevraagd dit zo snel mogelijk te melden zodat AI in de klas de gelegenheid krijgt het probleem te onderzoeken en waar mogelijk op te lossen.
2. Een klacht bevat bij voorkeur een duidelijke omschrijving van het probleem.
3. Een klacht schort betalingsverplichtingen die geen verband houden met de klacht niet automatisch op.
4. Partijen proberen een geschil eerst gezamenlijk op te lossen.

20. Wijziging van de opdracht

1. Als de opdrachtgever de inhoud, omvang, datum, locatie of een ander belangrijk onderdeel van de opdracht wil wijzigen, overleggen partijen hierover.
2. Een wijziging kan gevolgen hebben voor de prijs, planning of uitvoerbaarheid van de opdracht.
3. AI in de klas informeert de opdrachtgever waar mogelijk vooraf over deze gevolgen.
4. Een wezenlijke wijziging is pas definitief nadat partijen daarover overeenstemming hebben bereikt.

21. Beëindiging

1. Een partij kan de overeenkomst beëindigen wanneer de andere partij wezenlijk tekortschiet en, wanneer herstel mogelijk is, na een redelijke termijn nalaat de tekortkoming te herstellen.
2. Naar behoren uitgevoerde werkzaamheden en redelijk gemaakte kosten blijven in dat geval verschuldigd.
3. Voor langdurige opdrachten kunnen aanvullende afspraken over opzegging of beëindiging in de offerte of opdrachtbevestiging worden opgenomen.

22. Toepasselijk recht en geschillen

1. Op overeenkomsten met AI in de klas is Nederlands recht van toepassing.
2. Bij een geschil proberen partijen eerst gezamenlijk tot een oplossing te komen.
3. Wanneer dit niet lukt, kan het geschil worden voorgelegd aan de rechter die volgens de Nederlandse wet bevoegd is.
4. Dit artikel beperkt geen rechten die op grond van dwingend recht aan een partij toekomen.

23. Wijziging van deze algemene voorwaarden

1. AI in de klas kan deze algemene voorwaarden aanpassen wanneer ontwikkelingen in de onderneming, dienstverlening of wet- en regelgeving daar aanleiding toe geven.
2. Voor een reeds gesloten opdracht blijven in beginsel de voorwaarden gelden die bij het aangaan van de overeenkomst van toepassing waren, tenzij partijen schriftelijk anders afspreken.
3. De meest actuele versie van de algemene voorwaarden wordt op de website van AI in de klas gepubliceerd.

24. Contactgegevens